ویژگی های گزارش رسمی کوتاه را شرح دهید. |
گزارشی است كه از یک تا سه صفحه تهیه می‌شود و موضوع آن، مسائل سادهی اداری است. گزارش رسمی كوتاه دارای روشی یكنواخت و استاندارد نیست اگر چه در برخی از سازمانها، گزارش‌های توضیحی به ویژه گزارش‌های یك و دو صفحه‌ای به صورت فُرم درآمده و استاندارد شده است. در بعضی از گزارش‌های یكنواخت و استاندارد، نشانی از نوآوری و خلاقیّت نیست. بنابر این در اینجا از گزارشی سخن می‌گوییم که گزارشگر، با نوآوری و اندیشهای پویا آن را تدوین نموده است.
در این نوع گزارشها توجه به نكات زیر ضروری است:
-
گُزینش عنوان مناسب، به گونهای كه كاملاً گویای محتوای متن باشد -
پیشگفتاری روان برای آمادهسازی ذهن مخاطب و ترغیب او به خواندن ادامهی مطلب -
بهرهگیری مطلوب از پاراگراف (بند) یا عناوین اصلی و فرعی برای طبقه‌بندی گزارش -
نتیجهگیری و ارائهی پیشنهاد بهینهسازی در پایان
گزارش‌های روزانه بیشتر در شرایطی مشكل نوشته می‌شوند و فرصت تفكُّر و نوآوری دربارهی آنها كم است و اگر به دست افرادی مبتدی آماده گردند حاصل خوبی نخواهند داشت. برای تدوین این گزارشها، بهتر است کار را به کاردان بسپاریم زیرا ممکن است این گزارشها به سطوح بالاتر نیز فرستاده شوند.